Cases, Leroy A/S

Leröy og Alfheim A/S

Lerøy og Alfheim A/ er en gourmetgrossist sentralt plassert i Bergen. Virksomheten forsyner Bergen og omegn sine butikker og restauranter med fisk, skalldyr og andre matråvarer – av topp kvalitet. Produkter fra Lerøy og Alfheim er kjent og anerkjent av alle kokker i det aktuelle området som denne virksomheten dekker.

Grossistforretningen har lang erfaring og kjenner sine kunder ut og inn. Det satses på personlig kontakt og service og å finne løsninger – for eksempel ved utforutsette hendelser hos kundene som krever rask handling fra leverandøren sin side.

Samtidig er det etablert effektive ”in-house” rutiner som både sørger for at største parten av volumet leveres svært kostnadseffektivt samtidig samtidig som strenge sikkerhetsregler for matvarer blir ivaretatt.

Tilretteleggerprogrammet 2005

Lerøy og Alfheim A/S valgte "tilretteleggerprogrammet" som en variasjon innenfor programmene i operativ ledelse. Programmet var nettopp innrettet på å effektivisere den interne kommunikasjonen knyttet til distribusjon og matvaretrygghet.

Hovedtanken var at vi ved å peke ut noen dyktige medarbeidere og gi dem mulighet til å utvikle seg selv og viktige interne rutiner, så ville dette kunne bedre både den interne kommunikasjonen og effektivisere driften.

I programmet ble nå-situasjonen beskrevet som følger: (november 2004)

Vi er usikre på krav og forventninger - for eksempel:
- Ikke helt tilfredsstillende samspill mellom alle ansatte - vi er for "unøyaktige"
- Ikke helt krystallklare ansvarsområder
- Regler for innfrysning er uklare: hva er grenseverdiene?

Vi trenger øvelse og trening - f.eks. i forhold til følgende problemer:
- Dårlig kommunikasjon - "alle spør hverandre om de samme tingene igjen og igjen"
- Manglende samarbeid/avklaring mellom avdelinger - alle jobber ganske godt hver for seg, men det er svakheter i "overgangene" mellom avdelingene
- Vi har ikke god nok struktur på det vi gjør
- Ikke god nok kvalitetssikring i produksjonion
- Ikke god nok orden - spesielt i frostavdelingen

Etter at vi hadde bestemt hvem som skulle være tilretteleggere og arbeidet med "Tilretteleggerprogrammet 2005" i ¾ år, endte vi opp med følgende situasjonsbeskrivelse (september 2005)

Krav og forventninger

Alle ansatte vet hva som forventes - av oppgaver, arbeidsmåte og væremåte

Kunnskap, ferdigheter og holdninger:

Alle ansatte har høy kompetanse på egne opgaver og kjenner til de andres opgaver
Alle krav til matvaresikker produksjon er ivaretatt (inklusiv orden, hygiene og renhold)– gjennom innarbeidet praksis
Alle oppgaver utføres, når de skal og som forventet
Alle snakker med og til hverandre - ikke om hverandre

Konkrete resultater

Stikkordsmessig kan vi oppsummere de konkrete resultater slik:

Tilrettelegger rollen er veldefinert og innarbeidd: det er en tilrettelegger for alle viktige prosesser fra varemottak/lager via produksjon/pakking til distribusjon
Tilretteleggerne har innarbeidet en velfungerende kommunikasjonsmåte
Alle hovedprosesser er identifisert
Hele anlegget er inndelt i klare hygienesoner
Persontrafikkrutinene er innarbeidet som daglig fast praksis
Distribusjonsmåten er omlagt fra ordreproduksjon til ruteproduksjon – med en effektivitetsforbedring på om lag 20-25% og en tilsvarende økning av leveringskapasiteten
Samtidig er leveringssikkerheten forbedret (leverer til avtalt tid)